Yarı zamanlı sekreter mi, telefon asistanı mı? Maliyet ve kapsam

Telefon her gün aynı saatlerde susmuyor ve siz de bir müşteriyle ilgilenirken açamıyorsanız, aklınıza gelen ilk çözüm büyük olasılıkla yarı zamanlı bir sekreter tutmaktır. Son yıllarda bunun yanına ikinci bir seçenek eklendi: yapay zekâ telefon asistanı. Bu yazıda yarı zamanlı sekreter mi, telefon asistanı mı sorusunu maliyet, kapsadığı saatler ve yapabildiği işler üzerinden karşılaştırıyor; kendi işletmeniz için karar vermenizi kolaylaştıracak basit bir hesap yöntemi veriyoruz.

İki seçenek aslında neyi çözüyor?

İkisi de aynı soruna yanıt verir: telefon çalıyor ve açacak kimse yok. Ancak çözümün kapsamı farklıdır.

Yarı zamanlı sekreter, belirli saatlerde işletmede ya da uzaktan çalışan bir kişidir. Telefonu açar, ama aynı zamanda kapıdaki müşteriyi karşılar, evrak düzenler, kargo teslim alır, kasaya bakar. Yani yalnızca telefon değil, ofisteki birçok küçük işi üstlenir.

Yapay zekâ telefon asistanı ise yalnızca telefonla ilgilenir. Çağrıyı açar, arayanla doğal bir dille konuşur, sorularını sizin verdiğiniz bilgilerle yanıtlar, randevu, rezervasyon ya da sipariş talebini alır ve görüşmenin kaydını, dökümünü ve özetini panelinize bırakır. Ofisteki fiziksel işleri yapamaz; buna karşılık saat sınırı yoktur.

Doğru soru "hangisi daha iyi?" değil, "benim açığım nerede?" sorusudur: telefonda mı, yoksa ofisin genelinde mi?

Kapsadığı saatler: en büyük fark burada

Yarı zamanlı çalışma, tanımı gereği günün bir bölümünü kapsar. Sabah dört saat çalışan bir sekreter öğleden sonraki yoğunluğu, akşam saatlerini, hafta sonunu ve tatil günlerini kapsamaz. Hastalık, izin ve öğle arası da bu saatleri ayrıca daraltır.

Küçük işletmelerde çağrılar çoğu zaman tam da bu boşluklarda kaçar: kuaförde en yoğun öğleden sonra, restoranda akşam servisinde, teknik serviste mesai bittikten sonra arıza bildirildiğinde. Hangi saatlerde çağrı kaçırdığınızı bilmiyorsanız, önce operatörünüzün arama dökümüne bakmanızı öneririz.

Yapay zekâ asistan ise telefonu 7/24 açar; mesai dışında, yoğun saatte ve tatilde de çalışır. Aynı anda gelen çağrılar için kimseyi bekletmek zorunda kalmaz. Bu fark, özellikle akşam ve hafta sonu çağrı alan işletmeler için belirleyicidir.

Maliyeti kendi rakamlarınızla hesaplayın

Burada size hazır bir maaş rakamı vermeyeceğiz; ücretler şehre, sektöre ve çalışma saatine göre çok değişir. Bunun yerine kendi rakamlarınızı koyabileceğiniz basit bir yöntem öneriyoruz.

Yarı zamanlı sekreterin aylık toplam maliyeti için şu kalemleri toplayın:

1. Brüt ücret ve işveren payları (muhasebecinizden net rakamı isteyin).
2. Yol ve yemek giderleri.
3. Masa, bilgisayar, hat gibi çalışma alanı giderleri.
4. İşe alma ve alıştırma için harcadığınız zaman.
5. İzin ve hastalık günlerinde telefonu kimin açacağı (çoğu zaman yine siz).

Telefon asistanının aylık maliyeti ise seçtiğiniz pakettir. Merhallo'da planlar aylık Başlangıç 1.990 ₺, İşletme 4.490 ₺ ve Pro 8.990 ₺'dir (tutarlara KDV eklenir). Hangi planın neyi kapsadığını fiyatlar bölümünde görebilirsiniz.

Karşılaştırmayı adil yapmak için bir adım daha ekleyin: kapsanan saat başına maliyet. Örnek bir varsayım yapalım: Sekreter haftada beş gün, günde dört saat çalışsın. Bu, ayda kabaca 85 saat eder. Telefonunuz ise ayda yaklaşık 720 saat açık kalabilir. Sekreterin toplam maliyetini 85'e, asistanın paket tutarını 720'ye böldüğünüzde, iki seçeneğin her açık saat için size ne kadara mal olduğunu görürsünüz. Bu hesap bir varsayımdır; kendi saatlerinizi ve rakamlarınızı yazarak tekrarlayın.

Hangi işleri kim daha iyi yapar?

Aşağıdaki tablo kararı kolaylaştırmak için bir başlangıç noktasıdır:

Tablodan çıkan sonuç açık: telefon dışında da ofiste bir insana ihtiyacınız varsa sekreter işinize yarar. Açığınız yalnızca telefondaysa, özellikle de mesai dışında, asistan daha geniş bir alanı kapsar.

Karma kullanım: ikisi birlikte de olabilir

Birçok işletme için en mantıklı çözüm ikisini birlikte kullanmaktır. Örnek bir senaryo: Bir diş kliniğinde sekreter sabah dokuz ile öğle arasında çalışıyor. Öğleden sonra, akşam ve hafta sonu gelen çağrıları yapay zekâ sekreter karşılıyor; randevu taleplerini alıyor, sık sorulan soruları yanıtlıyor. Sekreter ertesi sabah panelde biriken özetlere bakıp randevuları takvime işliyor.

Bu düzende sekreter telefona daha az zaman ayırır, kapıdaki hastaya ve evrağa odaklanır. Asistan da yalnızca kimsenin açamadığı saatlerde devreye girer. Mevcut numaranız değişmez; çağrılar belirlediğiniz durumlarda asistana yönlendirilir.

Karma kullanımı planlarken şu üç soruyu yanıtlayın:

• Hangi saatlerde telefonu ekip, hangi saatlerde asistan açacak?
• Asistanın aldığı talepler sabah kim tarafından ve nasıl işlenecek?
• Asistanın bilmediği sorularda arayanın bilgileri kime iletilecek?

Karar vermeden önce kısa bir kontrol listesi

Kendi işletmenize uygun seçeneği bulmak için şu adımları izleyin:

1. Bir hafta boyunca kaçan çağrıları sayın. Hangi gün ve saatlerde yoğunlaştığını not edin.
2. Çağrıların konusunu ayırın. Fiyat, adres, çalışma saati gibi tekrar eden sorular mı, yoksa her seferinde farklı ve karmaşık talepler mi?
3. Telefon dışı iş yükünü yazın. Ofiste telefon dışında bir insanın yapması gereken ne kadar iş var?
4. Maliyeti saat başına hesaplayın. Yukarıdaki yöntemi kendi rakamlarınızla uygulayın.
5. Deneyin. Bir asistanı birkaç gün gerçek çağrılarla deneyerek ne kadarını karşıladığını görün.

Çağrılarınızın çoğu tekrar eden sorulardan ve randevu taleplerinden oluşuyorsa ve mesai dışında kaçıyorsa, asistan büyük olasılıkla açığınızın büyük bölümünü kapatır. Ofiste fiziksel olarak birine ihtiyacınız varsa, sekreteri tamamen bırakmak yerine karma düzeni düşünün.

Sık sorulan sorular

Telefon asistanı sekreterin yerini tamamen tutar mı?

Telefon işinde büyük ölçüde evet; ofisteki fiziksel işlerde hayır. Kapıdaki müşteriyi karşılamak, evrak ve kasa gibi işler için yine bir insana ihtiyaç vardır.

Asistan bilmediği bir soru gelirse ne yapar?

Sizin verdiğiniz bilgilerle yanıt verir, bilmediği şeyi uydurmaz. Yanıtı yoksa arayanın adını, telefonunu ve talebini alır; siz panelden görüp geri dönersiniz.

Numaramı değiştirmem gerekir mi?

Hayır. Mevcut numaranız korunur, çağrılar asistana yönlendirilir. Yönlendirmenin nasıl yapıldığını blogdaki rehberlerimizde bulabilirsiniz.

Önce denemek mümkün mü?

Evet. Kurulum yaklaşık beş dakika sürer ve 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.

Sekreter mi, asistan mı kararını vermenin en kolay yolu, asistanı kendi çağrılarınızla görmektir. Ücretsiz hesap açın: 14 gün ücretsiz, 30 dakika görüşme hediye, kart bilgisi gerekmez.